Что такое чек-листы и зачем они

Есть легенда, что чек-листы стали впервые применяться в авиации, для того чтобы помочь летчикам в выполнении множества сложных операций с соблюдением определенной последовательности. Они избавляли пилотов от необходимости держать все в голове и служили страховкой от непоправимых ошибок. Со временем этот инструмент начали использовать и представители творческих профессий.

Что такое чек-лист? Это список расположенных в определенной последовательности заданий, включающих в себя действия, которые необходимо выполнить.

Способов составления чек-листов сотни. Они могут существовать в бумажном и электронном вариантах, в виде различных таблиц или списков с подпунктами. Если чек-лист — это список дел и действий, то он может состоять как минимум из двух колонок, в одной из которых обозначается задача, а в другой отмечается ее выполнение. Главное — помнить о четкой структуре с обозначенными сроками выполнения той или иной задачи.

Специалисты, постоянно использующие чек-листы, рекомендуют использовать при их составлении глаголы совершенного вида: «написать», «проверить», «провести аудит», «запустить», «внести изменения» и т.д. Впрочем, есть распространенная «психологическая» точка зрения, что задачи лучше записывать как уже выполненные — «написано», «проверено», «проведен аудит», «запущено», «внесены изменения».

Как правило, чек-лист создается для одного сотрудника, но может составляться и для коллектива в целом с прописыванием в каждом пункте не только сроков, но и ответственного за его выполнение. В этом случае исполнитель при необходимости создает свой детализированный план.

Не стоит включать в чек-лист более 20 пунктов. Отметки о выполнении той или иной задачи рекомендуется производить не вычеркивая, а отмечая маркером либо каким-то значком в специальной графе. Только не следует использовать много цветов, чтобы не разбивать внимание. Сам план лучше писать одним цветом, а для выделения важного достаточно двух-трех.

Задания должны быть короткими, внятными и не допускающими двойного толкования: «проверить на уникальность», «разместить информацию», «посмотреть статистику» и т.д.

Очень важно четко формулировать задания. Разовые задачи и поручения следует конкретизировать, разбивая на подпункты. С теми же, что выполняются регулярно, этого делать не обязательно.

С целью экономии времени при решении той или иной задачи в чек-листе можно делать и развернутые пометки. Например, это могут быть точные адреса ресурсов, с которыми планируется работать, либо номера телефонов организаций и Ф.И.О. клиентов, с которыми необходимо связаться.

Желательно, чтобы чек-лист был не только четко структурирован, но и привлекателен визуально. Задачи, обозначенные в плане, должны быть последовательными во времени. Оптимальное количество слов в них — три-четыре, при этом помним о глаголах.

Корректно составленный чек-лист позволяет сохранить большое количество рабочего времени. Особенно это видно при их использовании для каждого повторяющегося процесса — он позволяет сделать работу более системной и упорядоченной.

Чтобы сократить время на планирование и для удобства работы стоит заготовить шаблоны, которые затем заполнять нужным содержанием. Можно использовать сервисы типа CheckOffice.

Начальнику или подчиненному?

Кому больше нужен чек-лист — начальнику или подчиненному, заказчику или исполнителю? Ответ всегда однозначен: и тому, и другому. Ведь то, что понимает начальник или заказчик под качественно выполненной работой, может расходиться с тем, как это понимает подчиненный или фрилансер-исполнитель. Поэтому корректно и максимально четко поставленные задачи помогут избежать разночтений, сохранить время и нервы. А в случае, если работник по какой-либо причине не успевает выполнить задание, его можно быстро и сравнительно безболезненно делегировать другому человеку.

Чек-лист — это своего рода инструмент тайм-менеджмента, который может быть полезен не только в профессиональной деятельности, но и в быту. Меняется только содержание, которое зависит от рода деятельности. Использовать его могут и руководитель крупного предприятия, и начинающий предприниматель, и обычная домохозяйка.

Так, образцом чек-листа могут служить и рекомендация молодому специалисту, и памятка потребителю услуги, и рецепт приготовления какого-либо блюда, и список продуктов, который мы составляем, отправляясь в магазин.

Чек-лист — это прежде всего инструмент отслеживания и контроля выполнения поставленных задач как руководителем, так и самим исполнителем, а также средство ежедневного их мониторинга с целью коррекции и дальнейшего планирования для повышения продуктивности.