Продуктивность рабочего дня: как делить время, чтобы оно работало на нас
Восьмичасовой рабочий день неэффективен. К сожалению, это касается и многих других вещей, но в России это никого не волнует. Да и не только в России. Однако последствия реформы времён промышленной революции сохраняются по сей день, и люди всё ещё вынуждены работать восемь долгих часов. Даже не смотря на то, что подобный режим уже мало подходит современному человеку. Более того, он не только не помогает нашей продуктивности, а наоборот, негативно на ней сказывается.
Не так давно весьма прогрессивная латвийская компания Draugiem Group провела исследование на своих сотрудниках, в котором с помощью своего же электронного приложения выяснила, сколько времени люди тратили на разные задачи, и соотнесла эти данные с показателями их продуктивности. В итоге оказалось, что длительность рабочего дня не имеет определяющего значения для эффективности работников. Гораздо важнее то, как люди планировали свой день. Так, сотрудники, не отказывающие себе в перерывах, оказались продуктивнее тех, кто работал «по-стахановски», не отрываясь от «станка».
52 минуты работы и 17 минут отдыха — таково было в среднем время самых продуктивных сотрудников. Такой график позволял сотрудникам полностью сосредотачивать своё внимание на работе в течение часа, не отвлекаясь на проверку соцсетей и электронную почту, и затем, после небольшого отдыха (лучшие варианты — прогулка, общение или чтение) снова вернуться к работе, отдохнув и подзарядившись энергией.
Правило 52/17 или 1 час / 15-20 минут работает безотказно, потому что, соблюдая его, человек подстраивается под естественные особенности работы мозга, которая состоит из чередования всплесков высокой активности (около часа) и её спада (15 — 20 минут). Но в жизни мы зачастую не обращаем внимания на сигналы, которые нам подаёт мозг, и продолжаем работу даже когда мы устали и нам сложно сфокусировать внимание. Единственный способ избежать постоянной усталости и научиться не отвлекаться от дел — это распланировать свой день. Сидеть над работой часами и игнорировать нарастающее утомление и разбитость — не самая лучшая идея. Наоборот, заметьте то состояние, когда ваша продуктивность начинает идти на спад, и примите это за напоминание, что пора сделать перерыв.
1. Восьмичасовой рабочий день: структурируем время
Действительно, проблема не в самом восьмичасовом рабочем дне, а в том, как у вас структурировано время. Таким образом, как только вы разделите время на отрезки, то есть построитесь под природные особенности работы мозга, вам станет намного проще работать.
Вот некоторые советы, которые помогут быстрее влиться в новый рабочий ритм.
Разложите день на временные интервалы
Классическое планирование строится таким образом, что мы решаем, что надо сделать к концу дня, недели, месяца. Однако наши действия будут приносить гораздо больше пользы, если мы будем фокусироваться на «здесь и сейчас», то есть на том, что мы можем достичь в настоящий момент. Поэтому удобнее планировать день небольшими отрезками времени, длиной примерно в час. Так вы зададите себе полезный трудовой ритм, а также упростите себе трудные задачи, выполняя их по частям.
Не отвлекайтесь во время работы
Этот совет кажется банальным, детским, но не секрет, что многие им пренебрегают. И это не обязательно происходит из-за перекуров или «непроизводственных» разговоров с коллегами, «зависания» в социальных сетях или многочисленных чаепитий. Отвлекаться можно даже из благих побуждений. Например, увлекшись многозадачностью. Это иллюзия, что мы способны одновременно выполнять несколько дел. По крайней мере, о качестве здесь можно забыть. Правильно понятная многозадачность означает, что человек в принципе умеет делать разные дела, справляться с разными заданиями, но лишь при условии грамотного выделения на эти дела временного ресурса.
Весь смысл системы «рабочего часа» в том, чтобы по назначению использовать время, когда вы на пике своей продуктивности. Если же вы будете делать даже незначительные, как вам кажется, отвлечения на соцсети или тому подобное, вы собьёте рабочий настрой, вся система сломается. Старайтесь ни на что не отвлекаться, тогда вы гораздо лучше справитесь с отведённым часом работы и приятнее отдохнёте после него.
Отключайтесь от работы во время отдыха
Еще один «наивный» совет, не лишенный здравого смысла. Он указывает на проблему людей, пренебрегающих необходимостью морально-психологического, а не только физического отдыха от работы. Их мысли даже на выходных могут быть заняты перевариванием рабочих трудностей, что ведет к синдрому хронической усталости и эмоциональному выгоранию.
В ходе исследования Draugiem Group заметили, что продуктивнее оказывались те работники, которые делали перерывы (иногда чаще, чем через час), а не те, кто работал совсем без отдыха. Те же люди, которые делали осознанные перерывы от работы, «восстанавливались» лучше, чем сотрудники, думавшие о делах во время отдыха.
Последнее с одной стороны связано с тем, что люди отдыхали не по-настоящему, то есть продолжали находиться в работе в мыслях, а с другой — с «неправильным» отдыхом (телефоном и компьютером). В связи с этим можно порекомендовать, во-первых, полностью переключаться с работы на другие дела насколько это возможно, не думать о текущих задачах, и, во-вторых, в качестве перерыва выбирать полезные и действительно «перезаряжающие» активности, такие как: прогулка, общение с коллегами на нейтральные темы или чтение.
Делайте перерыв до того, как ваш организм сделает это за вас
В идеале, человек ложится спать по своему режиму, то есть он уже заранее знает, когда захочет спать. Или же он ложится после того, как почувствует первые сигналы, а не когда он уже будет валиться с ног. Так же и с рабочими перерывами. Не нужно ждать, когда вы станете «выжатым» и делать перерыв уже только после этого. В любом случае, это бессмысленно, поскольку вы уже упустили свой отрезок максимальной производительности.
Вместо этого соблюдайте свой запланированный график. Это гарантия того, что вы работаете в состоянии наибольшей продуктивности, а во время её спада отдыхаете. Ведь гораздо разумнее немного отдохнуть и набраться сил, нежели продолжать работу, когда вы устали и не можете ни на чём сконцентрироваться.
2. Тайм-менеджмент в условиях ненормированной работы
Большая часть советов по улучшению продуктивности и производительности написана с учётом того, что человек работает пятидневку с девяти до шести в офисе. И получается, что для всех остальных людей, работающих по другим графикам, для фрилансеров, удалённых работников и так далее эти советы не подходят. И даже если не брать таких людей в расчёт, то на самом деле даже «классические» сотрудники с полной занятостью не выполняют один и тот же объём работы еженедельно.
Поэтому появляется закономерный вопрос — что делать тем людям, чей рабочий график нельзя назвать общепринятым? Ответ довольно простой: создать свой собственный распорядок дня.
Не важно, работаете ли вы в офисе или пишете статьи в журналы, валяясь в гамаке, распорядок дня необходим всем. Во-первых, мозг лучше работает в привычном для него режиме, по одного и тому же алгоритму с устоявшимися ритуалами. А раз мозгу так комфортней, то и ваш труд будет продуктивней. Во-вторых, режим дня убирает надобность планирования. Ведь вы уже заранее будете точно знать, что и как вам делать. Так вы будете меньше утомляться и быстрее входить в нужное рабочее состояние. И наконец, в-третьих, режим дня сослужит вам большую службу, чем сила воли. Сила воли, это, конечно, хорошо, но она нужна для того, чтобы добиваться чего-то за пределами ваших обычных дел, а не для того, чтобы заставить себя сделать хоть что-то. А распорядок дня — это более надёжный мотивационный инструмент, потому что не требует от вас никаких дополнительных усилий.
Как поддерживать эффективность работы людям с нерегулируемым графиком.
Придерживайтесь распорядка дня не только на работе
Это как с питанием во время спортивных тренировок. Вы тренируетесь — вы едите по вашему плану, вы отдыхаете — но также продолжаете питаться здоровой пищей. Это важно как для тренировок и здоровья, так и для соблюдения и закрепления вашего режима. Так же и в повседневной жизни. Не подчиняйте распорядку только одну лишь работу, в другие сферы жизни тоже можно внести порядок. Например, можно начать с придумывания себе ежедневных ритуалов. Утром это может быть душ перед работой, а вечером — книга перед сном. Такие привычки будут настраивать вас на нужный лад, как бы сигнализируя вам и вашему организму о том, что сейчас вы будете работать или отдыхать.
Создайте рабочие ритуалы
Когда вы работаете дома, а не в офисе, бывает непросто заставить себя делать что-то целенаправленно и не отвлекаясь. Поэтому очень важно придумать себе ритуалы, которые помогут чётко отделять работу от отдыха. Это может быть специальное рабочее место, где вы будете заниматься только работой и не чем больше. Или это может быть один и тот же фоновый шум или музыка, которую вы будете слушать во время работы.
Создайте и соблюдайте свой распорядок на основе своих индивидуальных биоритмов
Распорядок дня хорош только тогда, когда он пересекается с нашими личными ритмами жизни, работы и отдыха. Если же просто скопировать привычки и ритуалы известных людей и следовать им, скорее всего, ничего хорошего из этого не выйдет. Нет смысла ложиться спать в девять или вставать в четыре или в пять утра, если вы физически не можете заснуть или проснуться. Даже если вы будете заставлять себя, это не самая лучшая идея — идти против своих собственных биоритмов. Вы не станете от этого продуктивней, а, наоборот, это отрицательно отразится на ваших способностях. Поэтому нужно слушать себя и ориентироваться на собственные особенности.
Подводя итог, можно схематично представить базовые факторы эффективного тайм-менеджмента в условиях неопределенности:
Факторы продуктивного тайм-менеджмента в условиях неопределенности
А теперь небольшой кейс. Однажды мы взяли в штат нашей компании программиста. Ему нужно было апргейдить и администрировать корпоративный сайт, проводить профилактику и техническую поддержку интранета и серверов, разработать, внедрить и обеспечивать функционирование нескольких CRM. Вроде толковый парень, компетентный в своей области, он мог легко справляться со своим нехитрым функционалом. Но! Он постоянно приходил на работу с опозданием, заспанный и грустный. Через час — полтора работы он засыпал прямо за своим рабочим столом перед монитором. Перекусывал он часто и долго принесенной из дому едой, запах от которой, что нравился далеко не всем сотрудникам, проникал во все кабинеты и уголки офиса. А уходить он старался раньше всех. Порицания, выговоры, штрафы на него не действовали. Он, как будто бы, даже стыдился, каялся, но каждый день все начиналось заново.
Обдумав эту ситуацию, я решил рискнуть. У нас это было не принято, но для программера я сделал исключение, разрешив ему работать дома при условии, что он будет заранее составлять и согласовывать со мной все планы своей деятельности по нескольким KPI и являться в офис регулярно раз в неделю для профилактики серверов, либо по первому требованию в случае внештатной ситуации. И, знаете что? Это решило все проблемы с ним! Оказывается, парень был типичным «совой», для которого раннее пробуждение было стрессом. Также он был ярким интровертом, поэтому выход из дома и общение с посторонними людьми переживал травматично. Но он прекрасно ладил с техникой и программным обеспечением, поэтому, снова оказавшись в своей зоне комфорта, он стал четко планировать время, верно расставлять приоритеты и все успевать. Раз в неделю, что называется, скрепя сердце, он приезжал в офис и справлялся со всеми текущими и внезапно возникающими задачами в рамках своих должностных обязанностей и даже больше. Так что все мы не могли на него нарадоваться.
Эта ситуация научила меня, как руководителя, тому, что время — это еще и пространство. В каком смысле? В том смысле, что специалист лучше всего будет управляться со временем на своей территории, где чувствует уверенность в себе и находит необходимые для своей работы условия. И не для всех это офис. А для кого-то, по крайней мере, в оправданно редких случаях, базовым условием эффективного тайминга является работа на удаленном доступе в режиме гибкого графика.
Итак, есть понимание, что нормированность и ненормированность рабочего дня — это вопрос не столько внешней, сколько внутренней дисциплины отношения ко времени и планированию. Можно ненормированно работать при формально нормированном рабочем дне в офисе, постоянно засиживаясь «после шести», а можно все успевать за 4-5 часов дома. Все упирается в умение расставлять приоритеты, оперативно решать задачи и соблюдать тайминг и дэдлайны. А о том, какие инструменты тайм-менеджмента здесь окажутся более, чем полезными, мы поговорим в следующем материале.
