Как разбогатеть
благодаря вашим знаниям
Регистрация

Джим Бенсон и Тонианн ДеМария Барри «Персональный Канбан»

Просмотров: 56307

 

Авторы

Джим Бенсон и Тонианн ДеМария Барри — успешные консультанты в области управления и работы с персоналом

Сложность изложения

3 из 5.

Целевая аудитория

Менеджеры, руководители, сотрудники, а также все, кто хочет находить оптимальные варианты действий в работе и жизни.

Зачем читать

Авторы предлагают систему конкретных знаний в управления персональным временем. На нас взваливается слишком много обязанностей, которые плохо влияют на умственные ресурсы и не дают нам правильно распоряжаться временными. В книге приводятся рецепты по нахождению пути к гармоничной и счастливой жизни.

Читаем вместе

В системе канбан выделяется два главных правила:

1. Необходимо визуализировать рабочий процесс, чтобы увидеть истинную загрузку и по возможности изменить ее.

2. Следует ограничить количество выполняемых задач, чтобы сконцентрироваться на работе и адекватно отвечать на воздействие окружающей среды.

Эта система была впервые разработана и апробирована японской компанией «Тойота», которая в начале 60-х перевела все имеющееся производство на принцип канбан. Таким образом компания смогла избежать перепроизводства и нивелировать эмоциональные издержки.

Персональный канбан выступает определенной интерактивной картой личной занятости человека. По ней можно увидеть, что есть в настоящий момент, что ожидает в будущем в плане целей и задач и что уже было проделано. При взгляде на эту карту мы получаем ясность, позволяющую находить наилучшие варианты действий.

Персональный канбан согласуется с концепцией менеджмента Lean, когда у сотрудников появляется расширенный доступ к информации для принятия ими ответственных решений. Группы больше сплачиваются, люди сильнее замотивированы на успех, время не теряется впустую. Lean ставит целью появление культуры «кайзен» для улучшения деятельности.

Эта система удобна и проста в применении: необходимо найти доску с магнитами (блокнот, дверь, компьютер), клейкие листочки, кнопки. На доске рисуются три колонки: «Задачи», «В работе» и «Сделано». Каждая задача выписывается на отдельный листок, при этом можно сортировать их по типу или срочности выполнения с помощью символов или цветов. Они помогут привлечь внимание к приоритетным задачам и не откладывать их на потом.

Листочки закрепляются в столбце «Задачи», из него выбирается не более 3 заданий, которые переносятся в столбец «В работе». На этих делах следует сосредоточиться, заключив в определенные временные рамки, по мере их завершения задачи переносятся в столбец «Готово». Затем выбирается новая задача для размещения ее в колонку «В работе». Столбец «Задачи» демонстрирует все, что находится в списке дел, поэтому тут важно оценить, насколько мы можем справиться с ними или стоит делегировать их кому-то другому, чтобы желания не остались нереализованными.

В колонке «В работе» не должно содержаться более 3 ярлыков, так как у всех нас имеется не меньше двух конкурирующих дел, в то время как третье дело может оставаться в пассиве. Если впихнуть в колонку «В работе» больше трех задач, мы рискуем замедлить работу мозга. Люди склонны запоминать то, что они не завершили, а не то, что им удалось сделать — это называется эффектом Зейгарник. Незаконченные дела способны уводить в сторону внимание, раздражать, вызывать беспокойство, повышая тем самым риск ошибок.

Когда человек вслух произносит «Сделано!», у него происходит выброс дофамина, мозг испытывает по этому поводу невероятную радость. Персональный канбан помогает найти оптимальное количество работы, которую мы можем проделывать с нужной скоростью и эффективностью.

Можно добавить четвертую колонку «Ожидание», куда помещаются все незавершенные дела из-за бездействия других людей. Пятая колонка «Сегодня» даст возможность поработать с текущими делами, найти разницу между задуманным на день и тем, что реально сделано. Так мы научимся вычислять дневную продуктивность и ставить более достижимые цели. Эта система отлично работает для принятия самостоятельных решений в отношении работы.

Бывает так, что мы спешим начать одно, не завершив другое, перескакиваем с задания на задание, забывая при этом о качестве. В итоге получаем ноль по всем фронтам. Скорость, с которой мы перемещаем задачи из «Начало» в «Сделано», является нашей измеримой и оцениваемой пропускной способностью, на основе которой принимается обоснованное решение.

1. Персональный канбан награждает нас знанием, на что ушло время и что необходимо сделать в будущем для принятия разумных решений.

2. Он благоприятно влияет на творчество и сотрудничество, где мерой качества является превосходно и вовремя сделанная работа.

3. Канбан создает такую систему, которая улучшает методы работы и делает это стремление привычкой.

4. Человек действует по принципу «тяни», а не «толкай», когда у него полностью отсутствует выбор.

5. Система позволяет человеку гордиться тем, что он делает, получать профессиональную и эмоциональную радость от этого процесса.

6. Благодаря канбану, мы можем постоянно планировать и регулярно корректировать этот план. Чем лучше мы приспосабливаемся к переменчивым условиям, тем больше успеха достигаем.

Авторы описывают конкретную матрицу управления временем (по Кови), в которой обязанности и дела группируются по степени важности и срочности в:

— да/да,

— да/нет,

— нет/да,

— нет/нет.

Третья группа, по мнению авторов, является своеобразным вкладом в социальные связи, а занятия в четвертой группе — это вовсе не потеря времени, а именно жизненные дела. Все виды нужны для органичности и сбалансированности жизни.

В канбане должны также присутствовать как радостные дела, так и раздражающие. Тогда, просматривая записи, со временем можно выявить, что необходимо поменять в работе, что делегировать другим, а что делать почаще.

Когда мы оглядываемся на прошлое, мы получаем информацию, нужную для принятия верных решений в будущем. В канбане можно сделать колонку «Ретроспектива» и помещать туда заметки из «Сделано», что было хорошо, а над чем стоит еще поработать. Персональный канбан дает возможность находить причины проблем, решать их и самосовершенствоваться.

Лучшая цитата

«Наши действия сегодня определяют наши возможности выбора завтра. «Тяните» и не поддавайтесь «толчкам», хотя будьте готовы к ним»

Чему учит книга

— Проблема управления временем актуальна для всех современных людей, книга дает возможность найти личные способы борьбы со стрессовыми состояниями, депрессией

— Следует заняться визуализацией обязанностей, выстраиванием приоритетов, наблюдением и контролем за потоком работы, занимая при этом активную позицию и не нагружая себя лишним.

— Разработав «персональный канбан», мы сделаем жизнь более гармоничной, полной удовольствий, направленной на профессиональный рост.