Нужны ли российскому малому бизнесу онлайн-кассы?

С июля 2018 года в России начал действовать Федеральный закон № 54-ФЗ, сильно озадачивший представителей малого бизнеса. Теперь, если вы открываете магазин, хотите перерегистрировать кассовый аппарат или стать интернет-предпринимателем, вам придется купить онлайн-кассу. О том, что это за устройства и как их настраивать, «Навике» рассказали эксперты компании «Воторг», создатели консалтингового проекта «Онлайн-фискализация без стресса».

— Что такое онлайн-кассы, какими они бывают и как их выбирать?

— Онлайн-касса — устройство, через которое проводятся все платежи (наличные/безналичные, за исключением банковских переводов юридических лиц и индивидуальных предпринимателей). Онлайн-кассы бывают нескольких типов: фискальные регистраторы, ньюджеры (автономные кассы), интернет-кассы.

Фискальный регистратор — это принтер для печати чеков, вы можете увидеть их в супермаркетах. Как правило, их используют, когда есть компьютер, к которому можно подключить кассовое оборудование. Такой аппарат позволяет обслуживать клиентов очень быстро, скорость зависит от рабочего компьютера. Когда вы покупаете фискальный регистратор, вы фактически приобретаете «принтер», к которому нужно докупить компьютер, клавиатуру, программное обеспечение (Front — программа кассира) и вызвать мастера по настройке.

Ньюджер, автономная касса или all-in-one («все в одном») — упрощенная и очень популярная сейчас система. Стоит сравнительно недорого, неприхотлива, оснащена необходимым софтом и требует минимальной настройки. Автономные кассы бывают кнопочными (например, «Элвес МФ», «АТОЛ91») и с экраном, как у смартфона («Эвотор», «Дримкасс»). Онлайн-касса ньюджер — это скромный по характеристикам, не самый быстрый по печати, с узким чеком 57 мм аппарат, который можно взять с собой и поехать работать.

Интернет-касса — это маленькая коробочка, которая регистрирует онлайн-покупки. Ее нельзя купить, можно только взять в аренду, то есть организация платит ежемесячный взнос за пользование. Такая касса интегрируется с платежными системами на сайте. Главный недостаток этой системы — невозможность принимать наличные платежи. То есть если вы работаете и онлайн, и офлайн, вам фактически потребуются две отдельные кассы.

Если поток клиентов небольшой, то проще взять обычную кассу и пробивать чеки, которые приходят вам через сайт. Если заказы идут потоком, то понадобится интернет-касса.

— Что такое фискальный накопитель?

— Предприниматели с опытом помнят, что раньше была ЭКЛЗ (электронная кассовая лента защищенная), маленькая коробочка, которая отвечала за хранение данных в кассе. Вы пробивали чек, ЭКЛЗ хранила его в себе. Если налоговая хотела вас проверить, она опечатывала кассу, изымала и анализировала данные с ЭКЛЗ. Сейчас такой устаревший метод поменялся на работу с фискальными накопителями.

Фискальный накопитель шифрует и передает данные в налоговую инспекцию. Он хранит в себе минимум и все, что можно, старается отправлять при наличии Интернета. Если Интернет отсутствует в течение 30 дней, накопитель блокируется до появления устойчивой связи. Исключение — когда магазин находится в отдаленных местах, где нет Интернета, тогда ФН там работает в офлайн-режиме и не передает данные, но вам придется доказать, что в ваших краях настолько глухо, что Сеть не ловит.

— Кто такой оператор фискальных данных?

— Он же ОФД. Всего в стране сейчас зарегистрировано около 2,3 миллиона касс. Естественно, налоговая не может проанализировать такой поток материалов. Поэтому работа с кассовыми данными была отдана на аутсорсинг частным организациям — операторам фискальных данных. Их задача — хранение вашей информации (данных, которые фискальный накопитель отправляет через Интернет), расшифровка этих данных и предоставление в налоговую в виде отчета. Таким образом, налоговый инспектор в любой момент может посмотреть любую кассу.

— Что такое электронная цифровая подпись?

— ЭЦП — это то, на что рано или поздно перейдут все предприниматели. Такая подпись заменяет в электронном пространстве вашу печать или мануальную подпись. С ее помощью вы можете работать с банкингом, запрашивать государственные услуги, заходить в личный кабинет налоговой инспекции для регистрации кассы. ЭЦП также нужна, чтобы зарегистрировать онлайн-кассу.

— Как настроить онлайн-кассу?

— В идеале — с помощью специалиста. Фискальный накопитель — штука крайне капризная. Не той стороной вставить — и сгорает моментально, минус 6500 рублей. Далее необходимо настроить кассу, внести в нее реквизиты компании, фамилии кассиров, позиции и т.д., выбрать оператора фискальных данных, а после этого провести регистрацию в личном кабинете налоговой инспекции. После этого заключить договор с ОФД, оплатить их услуги и зарегистрировать кассу в их личном кабинете. Теперь все готово.

Настройка кассы — это не самая дорогая процедура, стоимость услуги — в районе 3000–6000 рублей. Как минимум экономит больше 6000 рублей, избавляя от риска спалить фискальный накопитель в результате неудачного эксперимента. И избавляет от сложного для новичков процесса самостоятельной настройки и регистрации.

— Есть ли исключения в новом законе?

— Единственное исключение, при котором не нужна онлайн-касса, — это оплата через банк по квитанции, наложенный платеж или оплата электронными деньгами, например QIWI или WebMoney.

Статья опубликована в журнале Navika.pro-11.2018.