Майк Сонг, Вики Халси, Тим Баррес «Революция совещаний. Как меньше "встречаться" и больше успевать»

Авторы

Майк Сонг, Вики Халси, Тим Баррес

Сложность изложения

3 из 5. Рекомендуется руководителям и менеджерам.

Целевая аудитория

Все, кто заинтересован в наращивании личной эффективности.

Зачем читать

В книге предлагаются методы эффективного использования новых технологий для проведения встреч, а также советы по оптимизации традиционных совещаний. Автор считает, что офисные работники похожи на белок в колесе, которые много совещаются, но делают мало и быстро устают. Чтобы не допустить этого, нужны инструменты по экономии сил и времени на совещаниях и планерках.

Читаем вместе

Типичный офисный работник больше четверти недели может проводить на совещаниях, результаты которых не всегда полезны и результативны для бизнеса. Средний сотрудник тратит на них около 15 суток в год. Это время с тем же успехом можно было бы потратить на семью или получение той же профессиональной квалификации.

Свободное от совещаний время нужно посвящать одной профессиональной и одной личной цели. Их можно выписать на бумаге и повесить перед глазами как напоминание о цене, которую мы платим за неэффективно потраченное время на планерках.

Для чего нам нужны совещания?

1. Необходимо выявить соответствие приоритета этой встречи другим годовым приоритетам.
2. Следует понять, есть ли у собрания план и четкие практичные цели.
3. Стоит подумать над возможностью уложиться в более короткое время.
4. Нужно понять, есть ли в принципе свободное время на это совещание.

Необходимо планировать встречи не на 30 и 60 минут, а на 20 и 50, чтобы между ними оставался буфер в 10 минут. Длинные встречи бессмысленны, если разговор можно уложить в 5-10 минут или пообщаться по телефону. Чем жестче определяемые рамки, тем проще соблюдать дисциплину, поэтому любая встреча должна начинаться и заканчиваться строго по расписанию. Участникам следует приходить заранее для получения важной информации в начале встречи.

В электронном календаре будет нелишним резервировать временные блоки для работы. Таким образом, можно понять, сколько выделяется ресурса. Для облегчения планирования и синхронизации встреч нужно открыть доступ к календарям сотрудникам департамента или компании. При назначении встречи сотруднику или клиенту необходимо предлагать три варианта даты и времени.

По-настоящему хорошее совещание содержит много компонентов, которые трудно удержать в голове, для этого нужна его так называемая «дорожная карта». В нее входят тема встречи, приглашенные участники, время, дата и место проведения, повестка и подготовка, логистика и правила самой встречи. Самыми важными являются тема и повестка.

1. Виртуальные совещания в виде теле-, видео- и веб-конференций существенно экономят время и деньги. Но на них уходит слишком большое количество энергии, а эффективность теряется за счет технических проблем и недостатка внимания участников.

2. Веб-приложения помогают визуализировать презентацию или документ, содержат инструменты для повышения интерактивности совещания. Ведущий должен помнить о том, что мы живем в век «клипового мышления», поэтому каждые 5-10 минут нужно чем-то привлекать внимание слушателей. Здесь отлично подходит использование чата, когда участники могут комментировать происходящее и давать обратную связь по поводу увлекательности или обыденности темы. Брейнсерфинг помогает одновременно искать информацию в Интернете и тестировать функции веб-сайта онлайн.

3. Конференц-звонки можно успешно заменить на «проектную википедию», где участники команды могут в онлайн-режиме читать и редактировать документы, обмениваться мнениями, спрашивать друг друга и отвечать, отмечать завершенные этапы проекта.

4. Корпоративные блоги дают возможность узнать мнение сотрудников о проекте рекламной кампании без временных затрат на встречи или фокус-группы.

Чтобы по ходу совещания не возникало особых проблем, нужно разработать план по их предотвращению. В это чек-лист входят:

1. Профилактика с перезагрузкой компьютера, а также использованием самого скоростного и широкого интернет-канала. Компьютер подключается заранее, примерно за 30 минут, а участники присоединяются за 15 минут до начала встречи.
2. Тестирование микрофона, колонок, камеры, отключение звуков на всех телефонах, деактивация программ с всплывающими окнами, обеспечение полной тишины в помещении, проверка подключения ноутбука к сети.
3. Снижение ущерба путем подготовки отформатированной копии презентации, которую можно экстренно разослать участникам по электронной почте или выложить на файлообменник. Также можно пригласить запасного ведущего, который подстрахует в случае обрыва связи, создать слайд со списком технических затруднений и каким образом их преодолевать.
4. Наличие плана Б, если вдруг произойдет технический провал.

Одного из участников встречи необходимо назначить «защитником планоцели», который следит за временем, передает слово от одного участника к другому, управляет дискуссией, определяет действия по поводу важной темы В и срочной темы С.

Любое проведенное совещание лучше всего завершать списком действий, в котором помечено, кто, что и когда делает по его итогам. Один сотрудник составляет это список, на каждой встрече этот составитель меняется. Список действий проходит двухступенчатую проверку: в конце первой встречи и в начале следующей для контроля исполнения.

Лучшая цитата

«Закон Мёрфи для виртуальных совещаний гласит: "Всё, что может сломаться, сломается"»

Чему учит книга

— Принцип Парето в определенной степени относится к совещаниям: 80% проблем имеют источником отсутствие плана действий, ненужные встречи, рассеянное внимание сотрудников, отклонение от тем и некоторые технические проблемы.

— Каждое совещание имеет «планоцель», включающую задачи и исполнителей.

— Повышение мотивации происходит за счет наличия стратегических приоритетов на год, нацеленности на вложение времени и сил в жизненно важные сферы, которые станут свободными в результате оптимизации встреч.

— Любое виртуальное или реальное совещание заканчивается перечнем поэтапных действий с назначенными исполнителями и дедлайнами.