Как разбогатеть
благодаря вашим знаниям
Регистрация

Керри Глисон «Работай меньше, успевай больше. Программа персональной эффективности»

Просмотров: 89283

 

Автор

Керри Глисон — руководитель и основатель компании PEP® WORLDWIDE, создатель программы повышения эффективности работы менеджеров высшего и среднего звена, консультант руководителей некоторых известных компаний.

Сложность изложения

2 из 5.

Целевая аудитория

Все, кто хочет установить баланс между рабочей и личной жизнью, совершенствовать стиль работы, освобождать время для чего-то не менее важного.

Зачем читать

Книга нацелена на помощь в повышении продуктивности, снижении стресса, получении удовольствия от работы. Автор предлагает ряд полезных рекомендаций о правильной организации рабочего процесса, избавлении от прокрастинации и ощущения перегруженности, а также дает советы по поводу того, как находить время для приятных занятий и вырабатывать новые эффективные привычки. Книга выступает руководством по самоорганизации.

Читаем вместе

Проблемы появляются тогда, когда после получения образования мы находим приличную работу и при выполнении служебных обязанностей внезапно обрастаем бумагами. Никто не учит нас, что с ними следует делать: где хранить, куда складывать и находить потом нужные.

Впрочем, мы не единственные, кто страдает от этого: другие люди точно так же накапливают бумаги в стопках на столе, перемежая срочные дела, документы для факса, напоминания о разговоре с начальством и т.д. После сортировки документов по местам на следующий день мы снова перебираем их в стопках, затрачивая еще больше времени. Это означает, что пора внедрять программу персональной эффективности, которая начинается с главного правила: при столкновении со срочной задачей необходимо тут же выполнять ее. Откладывание на потом похоже на глобальную эпидемию, поэтому важно записывать задачу в ежедневник или электронный календарь, если на нее требуется больше времени.

Лучший способ достижения порядка на рабочем столе — это профессиональная система хранения и организации документов, в которой должно быть не менее четырех лотков:

  1. Для входящих, куда отправляются еще не просмотренные документы и письма.
  2. Для текущих проектов, где находятся документы для работы с ними в ближайшем будущем. Их необходимо предварительно обработать.
  3. Для исходящих документов, работа над которыми окончена и их можно отправлять адресатам или сдавать в архив. Эта папка должна очищаться несколько раз в день.
  4. Для материалов для чтения, куда относятся статьи, конспекты и т.д., что хотелось бы или необходимо прочитать.

Все накопленное на рабочем столе компьютера требует создания таких же папок, как и для бумажного документооборота. Не стоит без особой необходимости распечатывать электронные письма. Можно сделать папку с напоминаниями о предстоящих разговорах или встречах. Здесь годится список задач в Microsoft Outlook или другой программе. Задание остается в списке, пока не будет выполнено, тогда мы точно не забудем о нем.

Можно попробовать в течение нескольких дней записывать все, на что мы тратим время. Для этого создается таблица учета времени с фиксацией графика работы, видов деятельности, участников. Очень часто пожирателем времени оказывается спам, заваливающий наш почтовый ящик, поэтому есть необходимость установить спам-фильтр. Защита от спама предполагает жалобы на него, активацию спам-фильтров через Tools, Options, Spam Mail, расстановку приоритетов, ясное и четкое обозначение темы письма.

Для экономии времени в деловом общении необходимо:

  1. Завершать простые задачи вовремя и не отвлекаться.
  2. Не сбиваться с ритма.
  3. Отводить определенное время на выполнение каждой задачи.

В правила более эффективного общения по электронной почте входят следующие:

  1. Затрагивание только одной темы в письме и ее четкое обозначение в соответствующей строке.
  2. Включение в список адресатов тех, кто участвует в выполнении задач. В копию добавляются люди, которые должны быть в курсе, а те, кто не имеет к этому отношения, исключаются из числа адресатов.
  3. Правильная структура электронного письма, проверка текста на ошибки.
  4. Вложение файлов в письмо.
  5. Минимальное использование служебной почты для личной переписки.
  6. Вежливость в отношении не самых приятных собеседников.

Как правило, мы не любим планировать, но все же должны научиться рационально использовать временной ресурс. Ради этого ставятся реальные выполнимые цели и проводится тщательное структурирование времени. Наши жизненные задачи — это самое главное. Для организации ежедневного труда нам нужен недельный план, поскольку план на месяц слишком расплывчатый, а план на день чересчур ограничивает нас. Нужно оставлять время и на непредусмотренные мероприятия. Сотни записок-напоминалок необходимо заменить единым списком, позволяющим координировать и своевременно завершать ежедневные дела.

Можно активно использовать календарь с отмечанием в нем встреч и дат, рабочих планов, сроков сдачи работ, напоминаний и основных моментов осуществляемых проектов. Электронный календарь можно установить на рабочем столе компьютера или ноутбука либо использовать программные средства автоматизации коллективной работы в Microsoft Office.

Для руководителя важно научиться делегировать полномочия, здесь автор предлагает запомнить следующие пункты:

  1. Выбор наиболее подходящего сотрудника для распределения каждой задачи.
  2. Правильное проведение инструктажа.
  3. Четкое обозначение сроков сдачи работы.
  4. Отслеживание хода дел, устная похвала и советы.

Важно следить за расположением рабочих инструментов на местах, чтобы они всегда были готовы к использованию. Если мы используем для работы только ноутбук, то его тоже необходимо время от времени чистить:

  1. Делать резервное копирование информации.
  2. Синхронизировать личный рабочий календарь с календарем компании.
  3. Обеспечивать безопасность рабочих документов.

При работе из дома нужно выбирать официальные рабочие часы, чтобы наиболее эффективно планировать рабочий день. Тогда коллеги и клиенты будут в курсе, когда к нам можно обращаться по рабочим вопросам. 

Глисон приводит в пример японскую философию менеджмента под названием «кайдзен», которая направляет на постоянное совершенствование. Ее современная версия называется 6S и включает организацию, аккуратность, стандартизацию, чистоту, дисциплину и привычку. Когда работа организована хорошо, а исполнители следят за выполнением каждого пункта, то результат получается очень высоким.

Лучшая цитата

«Хотите простой жизни? Сделайте порядок неотъемлемой частью своего повседневного рабочего процесса!»

Чему учит книга

— Когда мы сталкиваемся с новой задачей, то должны незамедлительно выполнять ее. Задачи на день ставятся на основе предварительного недельного плана.

— Для сохранения порядка на рабочем столе все документы следует хранить в разных папках.

— Решительные люди тоже могут принимать ошибочные решения, но они так или иначе добиваются целей, стоящих за их принятием. Этот факт является более важным, чем правильность данных решений, и сильнее влияет на конечный результат.