Как разбогатеть
благодаря вашим знаниям
Регистрация

Зачем бизнесу стратегические сессии и как их проводить

Просмотров: 62720

 

У владельцев бизнеса должно быть четкое понимание, куда и зачем идти. Стратегические сессии помогают определить вектор движения в долгосрочной и среднесрочной перспективе. По моему опыту, после сессий участники начинают думать вне шаблонов и часто принимают решения за рамками привычных действий.

Я вывела формулу идеального для меня сценария стратегической сессии, которой хочу поделиться. Вы сможете трансформировать ее под свои задачи.

Я люблю цитату: «Когда корабль не знает, к какой пристани держит путь, для него ни один ветер не будет попутным», — на мой взгляд, она максимально точно отражает важность стратегической сессии и для среднего бизнеса, и для крупных игроков рынка.

Чаще всего стратегические сессии решают следующие задачи:

  • Развитие бизнеса в краткосрочной или долгосрочной перспективе от пяти лет.
  • Разработка функциональных стратегий: маркетинг, HR, финансы.
  • Запуск значимого проекта — например, строительство нового завода.
  • Реакция на кризисную ситуацию, чтобы сформировать единое мнение, как с ней справиться и как выйти с наименьшими потерями.

Стратсессия — ежегодное собрание топ-менеджеров. Сейчас обычно проводят две-три встречи в год, поскольку может быть много повесток по разным направлениям.

Что нужно для подготовки

К стратегической сессии нужно готовиться заранее. Изучить рынок и внутренние документы, обсудить ожидания и цели будущей стратсессии, чтобы понять, какой список участников нам потребуется.

Это не всегда только руководители компании и топ-менеджмент. Для работы над видением в крупном бизнесе мы приглашаем акционеров. А вот для обсуждения миссии и ценностей часто собирают еще и ключевых сотрудников и менеджеров среднего звена. Ведь они будут транслировать эти ценности: на внешний рынок и внутри компании — подчиненным.

Следующий шаг — продумать сценарий сессии и инструменты работы, чтобы вовлечь всех участников и получить максимальный результат от стратегической сессии.

Кроме того, надо подумать, как структурировать полученные во время сессии результаты. Это может быть, к примеру, Google-документ или презентация.

Место проведения стратсессии должно быть вырвано из контекста рабочей обстановки — это позволит посмотреть за рамки привычных методов работы.

Сейчас многие компании готовы проводить стратегические сессии онлайн. Это требует дополнительной подготовки и инструментария. Онлайн-формат хорош для малых и средних бизнесов, потому что он дешевле. Следует позаботиться о качестве связи и о том, чтобы всем участникам встречи было комфортно.

Запланировать нужно и постсессионные мероприятия, которые помогут понять, двигаетесь ли вы в выбранном направлении.

Мой опыт работы на стратсессиях

Мы — индустриальная компания с выделенным сбытовым подразделением. Успешно реализовали стратегию интегрированного роста, добавили в портфель новое производственное предприятие.

Основная цель на данный момент — удержать долю домашнего рынка. Мы ее не отдаем, а сохраняем позиции. Глобальная задача: приросты в объемах реализации. У нас есть свободная производственная мощность.

Задача на стратсессию может быть такой — сформулировать стратегическую цель и разработать направления для формирования стратегии развития.

На старте я рассказываю свое видение рынка, даю независимый взгляд — что мне удалось найти в открытых источниках. Дальше я спрашиваю, к чему мы хотим прийти через энное количество лет.

Обязательные пункты в сценарии:

  1. Знакомство. На этом этапе важно создать рабочую обстановку. Обозначить роль и основную экспертизу каждого из участников. Вы как модератор тоже представляетесь и рассказываете о своей роли.
  2. Подведение итогов прошлого года. Такая презентация помогает включить всех участников в общую картину. Проводит ее маркетолог или стратег. Они рассказывают, чего добились, а что не получилось осуществить.
  3. Мотивационная речь на старте стратсессии. Ее готовят модератор или первое лицо компании.
  4. Формирование видения будущего. Декомпозируем видение на дерево целей с фиксацией промежуточных результатов. Чаще всего выбирают как ориентир квартальные цели — это тот промежуток времени, когда комфортно встречаться.
  5. Планирование задач на первые 90 дней. Конкретные задачи, к которым приступит каждый из отделов. На больший промежуток планировать не рекомендуется, потому что жизнь все равно вносит свои коррективы.
  6. Завершение стратегической сессии. Прощаемся и составляем коммуникационный план.

По итогам стратсессии, которую мы проводили, можем прийти к выводу, что технологическую цепочку не будем менять. Считаем, что если и дорабатывать продукт, то в рамках существующего производства.

Как модератору вывести на дискуссию команду? Что конкретно сделать?

Если кратко — через презентации, работу над болевыми точками. У меня есть список вопросов, которые я задаю, когда мы описываем текущее состояние.

Общие — что хорошо, что плохо?

Совет: до стратсессии попросите сотрудников зафиксировать на стикерах или в анонимной Google-форме по пять плюсов и по пять минусов компании. Задача на этом этапе — разговорить людей.

Дальше переходим к пяти главным направлениям — клиенты, продукты, сотрудники, менеджмент, процессы.

В каждом из этих направлений задаем не больше 10 вопросов. Например, по блоку «Клиенты» можно спросить, что прирастает: количество клиентов, средний чек, оборот или прибыль? В блоке «Продукты»: на какой стадии жизненного цикла находятся продукты?

Выбираем вопросы для обсуждения в зависимости от цели стратсессии и задач.

Категоризируем находки, которые мы получили с помощью вопросов, по трем группам:

— количественные показатели;
— качественные показатели;
— организационные показатели.

Инструментарий, который мы будем использовать, зависит от того, с кем работаем. Если это креативные люди (сотрудники рекламных агентств, например), можем обойтись стикерами, ножницами и карандашами. Если крупная корпорация, стоит присмотреться к традиционным форматам, но постараться вывести из шаблонного мышления, за грани привычной парадигмы.

Пять возможных ошибок при проведении стратсессии

«Те, кто не учится на своих ошибках, обречены повторять их», — считал философ Джордж Сантаяна, и я с ним полностью согласна.

1. Не готовиться. Есть стереотип: «Я профессионал, я разберусь на месте». Так не работает. Да, вы, возможно, проведете стратсессию, но результаты будут не столь эффективны, насколько могли бы. Всегда прописывайте сценарий и альтернативные варианты развития событий.

2. Уходить в обтекаемые дискуссии. Начинать обсуждение с самого сложного: с миссии компании, видения. Задача модератора — разогреть команду, подвести к сложному вопросу. Начинайте с простого вопроса, который легко решить, а уже где-то к середине встречи переходите к моментам, которые требуют долгих обсуждений.

3. Слабая цель. Ставьте амбициозные цели и не путайте их с задачами. Пример — сформулируйте цель так: «Войти в топ-3 лидеров рынка», задача при этом — заработать 1 000 000 долларов.

4. Нет ожиданий от стратсессии. Ключевая ошибка — когда не знаешь, чего от тебя ожидают, трудно привести к нужному результату. На входе интервьюируйте основных участников, чего они ожидают от проводимой стратсессии.

5. Не даем высказаться всем. Если мы вовлекаем в дискуссии только топов, то можем получить очень односторонние и однобокие выводы по заданной теме стратсессии и не те результаты, которых ожидали. Спрашивайте всех, кто стоит ниже по иерархии.

И еще одна ошибка, которая касается модераторов, — нельзя отдавать свою роль никому другому. Наша энергия должна уходить ровным счетом на то, чтобы провести сессию от начала до конца и прийти к результату, который мы и собственник бизнеса ожидаем.

Важно:

→ Стратегическая сессия — работающий инструмент для любого бизнеса
Начните с мини-стратсессии по какой-то простой задаче. Посмотрите, как проходит командная работа. Выведите для себя и своей команды алгоритмы, как это работает и к каким результатам вы пришли.

→ Подбирайте команду стратсессии под задачу
Команда может быть не статичной, если сессия разбивается на несколько встреч. Такие гиганты, как Coca-Cola или Mars, на неделю вывозят сотрудников в другие страны и проводят ряд сессий в зависимости от того, какой на сегодня фокус.

→ Привлекайте внешних модераторов, особенно на первых сессиях
Все зависит от компании: в некоторых горизонтальных компаниях, где все в иерархии распределены, стратсессию может проводить кто-то из топов. Если вы считаете, что вам нужен внешний модератор, — это тоже решение.

→ Введите стратсессии как обязательный инструмент
Я знаю компании, которые на первые сессии приглашают модератора. А дальше настолько вовлекаются в эту историю, что назначают ответственного у себя, отправляют на курсы модерации-фасилитации и обходятся своими силами.

Заключение

Крайне рекомендую пользоваться этим инструментом и провести первую стратсессию. При грамотной постановке целей, правильном подборе людей и верно выбранном инструментарии вы сможете выйти за рамки ваших шаблонов, структурируете направления своей деятельности и вовлечете людей для внедрения изменений.