Сервисы для командной работы: зачем нужны и какой выбрать

Организовать работу даже небольшой команды невероятно сложно. Начальнику приходится распределять задачи между разными исполнителями, назначать сроки и следить за процессом выполнения. Если делать все это устно или в мессенджерах, легко запутаться — не передать работу нужному человеку, сорвать сроки, потерять важный документ или забыть, кто вообще отвечает за задачу.

Помочь в организации может сервис для командной работы — программа, в которой начальник ставит задачи и назначает сроки, а исполнители отчитываются о выполнении. Проблема таких программ в том, что их нужно осваивать, и в больших сложных программах постановка задач иногда занимает больше времени, чем сама работа. Поэтому перед внедрением сервиса нужно понять, нужен ли он вам вообще.

Кому сервис для командной работы будет лишним

Сервис для командной работы может потребовать больше затрат, чем принесет пользы. В работе сервиса нужно разобраться самому, обучить сотрудников, нужно будет тратить время на постановку задач и следить, чтобы все отчитывались о выполнении именно через сервис. Эти затраты будут бесполезны, если:

• Вы руководите напрямую только 3–5 людьми, регулярно с ними видитесь или созваниваетесь.
• В вашем подчинении немного сотрудников, и все они имеют разную специализацию. Вы не забудете, что отдали техническую задачу программисту, а текст задали написать копирайтеру.
• Вы обычно работаете только над одним проектом, по которому выполняете 2–3 крупные задачи, то есть не запутаетесь во множестве мелких поручений от разных клиентов.
• Вам хватает переписки в общем чате или других способов постановки задач, вы тратите на это не больше получаса в день, не теряете задачи и не срываете сроки.

Кому будет полезен сервис для командной работы

Сервис для командной работы стоит внедрить, если для вас справедливо хотя бы одно утверждение:

• Вы ведете списки клиентов, работников и задач в разных документах, часто путаетесь и теряете информацию, тратите на ее поиски больше 10 минут.
• Вы иногда забываете передать задачу исполнителю, ее приходится делать в спешке или уже после дедлайна.
• Вам сложно вспомнить, с кого спрашивать выполнение задачи, — приходится поднимать переписки и искать в истории сообщений.
• Вы раздаете задачу десятку сотрудников или менеджеров вручную, тратите на это больше часа.
• Ваши менеджеры и начальники отделов работают неэффективно — вы видите, что они выполняют слишком мало задач. Есть подозрение, что они сталкиваются с проблемами, описанными выше.

Какой сервис для командной работы выбрать

Существует много сервисов для командной работы — «Битрикс 24», «Асана», «ПланФикс» и т.п. Многие из сервисов платные, требуют сложной настройки и много времени на освоение. Поэтому, если раньше вы никогда не пользовались сервисами для командной работы, лучше выбрать что-то бесплатное, простое и интуитивно понятное. На эту роль подходит сервис «Трелло».

Внешний вид доски «Трелло»

В сервисе «Трелло» можно:

• Создать доску и добавить на нее несколько списков задач.
• Перетаскивать задачи между списками и архивировать их.
• Сделать доску командной, пригласить на нее сотрудников и прикреплять их к задачам.
• Устанавливать сроки выполнения задач.
• Добавлять к задачам метки, например назначить индивидуальную метку каждому клиенту.

Для создания карточки достаточно задать ей название — карточка сразу отобразится в списке. Но можно добавить к карточке полезную информацию — чек-лист, ссылку, описание, фотографии, комментарии.

Карточка с вложением и чек-листом. Здесь же можно назначить участников и срок выполнения

В «Трелло» также можно создать несколько досок для разных проектов — в каждой будут свои метки, списки и участники.

Экран с несколькими досками

«Трелло» можно пользоваться бесплатно. Если вам захочется группировать доски, загружать вложения тяжелее 10 МБ, добавлять расширения и права для разных членов команды, придется платить от 10 долларов в месяц за участника. Это неплохое решение для крупных команд, но на самом деле для большого количества задач и сотрудников «Трелло» не слишком подходит:

• Карточек становится слишком много, поиск среди них отнимает время.
• Неудобно настраивать оповещения о задачах.
• Внутри сервиса нет чата — для переписки придется настраивать мессенджер.
• Задачи нельзя визуализировать в виде диаграммы Ганта.
• Сложно оценивать проделанную работу и эффективность сотрудников.
• Неудобно работать с сотрудниками с почасовой оплатой — в карточках нет встроенных инструментов учета времени.

«Трелло» — хороший выбор для тех, кто управляет небольшой командой и пока еще не разобрался в сервисах для командной работы. Он станет отличным стартом, а когда вашей команде в «Трелло» станет тесно, вам будет проще освоить другие, более продвинутые сервисы.