5 сервисов для совместной онлайн работы

Для совместной работы необходимо, чтобы каждый член команды имел удалённый доступ к файлам проекта. В принципе, для этого годится любой сервис, предоставляющий услуги хранения данных в облаке. Однако гораздо лучше, когда есть ещё и эффективные инструменты для работы с данными именно того типа, которые вам важны.

Для автора, работающего в связке с редактором необходима удобная совместная работа над текстами. Дизайнерам часто приходится работать с «тяжёлыми» графическими файлами, поэтому их требования к инструментами и возможностям сервиса другие. Рассмотрим несколько сервисов для совместной удалённой работы и сравним их.

Google Документы — эффективная совместная работа над документами

Если ваша работа связана с текстовыми документами, таблицами и презентациями, Google Документы — это очевидный и при этом очень эффективный выбор.

Стартовый экран Google Документов

Работа с сервисом ведётся через браузер или приложение. Все данные сохраняются на удалённом сервере в режиме реального времени. Можно также работать оффлайн: документ скачивается на устройство, после чего с ним можно работать даже без подключения к интернету. После восстановления связи с облаком все изменения автоматически синхронизируются.

На бесплатном аккаунте пользователю доступно 15 ГБ дискового пространства. Google Документы места на нём не занимают, поэтому вы можете создавать неограниченное количество таблиц, текстов и презентаций.

На первом экране Google Документов наиболее ходовые шаблоны (вверху) и эскизы документов, которые были в работе последними

Netboard — сбор, организация и обмен веб-контентом

Стартовый экран Netboard

Платформа Netboard — это инструмент для сбора, организации и обмена контентом. Если вам знаком Pinterest, эти два сервиса покажутся вам похожими. Контент — изображения, тексты, видео и т.п. —  организуется с помощью досок, чье количество не ограничено.

Личная страница Netboard: здесь отображаются все созданные вами доски

Информация на досках представляется в виде плиток. Можно выбрать наиболее удобную компоновку, либо расположить плитки вручную по своему вкусу.

На доске все материалы представлены в виде плиток

Каждая доска получает URL-адрес username.netboard.me с опциями, позволяющими сделать её приватной или общедоступной, настроить тему и т.п. Помимо встраивания видео и добавления ссылок из интернета, можно загружать свои файлы.

Netboard может пригодиться как инструмент для сбора и хранения информации, создания портфолио, оформления кейсов, в учебных целях.

WebRoom — бесплатный сервис для проведения онлайн-встреч

Стартовый экран WebRoom

Продукт венгерских разработчиков заточен под проведение онлайн-встреч. Для создания виртуальной комнаты достаточно ввести в соответствующие поля формы своё имя и адрес электронной почты. Затем прямо из WebRoom другим участникам встречи рассылаются приглашения на их почтовые адреса.

На бесплатном тарифе сервис обеспечивает аудио- и видеосвязь для восьми участников. Можно обмениваться ссылками, файлами, использовать белую доску, расшаривать экран. Все данные передаются с использованием безопасного шифрования.

Сервис автоматически ведёт протокол встречи, в котором фиксируются ссылки на использованные в ходе конференции изображения, файлы и презентации. По её завершении все участники получают этот протокол на почту.

Текущая версия сервиса работает с браузерами Google Chrome или Mozilla Firefox. Возможность работы с мобильными устройствами зависит от платформы, на которой они работают.

RealTimeBoard — онлайн-доска с широким функционалом

Разработчики очень постарались, чтобы работа с сервисом RealTimeBoard максимально соответствовала живому обсуждению задачи у маркерной доски. Здесь и возможность создания майнд-карты, и доска со стикерами, совместное комментирование и редактирование записей в режиме реального времени, текстовые, аудио и видеочаты и многое другое.

Стартовый экран RealTimeBoard

Демодоска RealTimeBoard иллюстрирует его возможности

Работа над проектами в RealTimeBoard эффектно визуализируется

Для небольших команд и проектов сервис полностью бесплатен: будут доступны для активной работы максимум 5 досок. При добавлении нового борда ранее созданная доска станет неактивной: её можно будет просматривать, но не получится редактировать.

Вся работа ведётся через браузер. Интерфейс сервиса на английском языке, однако для писем и уведомлений в настройках можно выбрать русский.

Wrike — облачный сервис для совместного управления проектами и работы

Шаблоны Wrike предлагают уже готовую схему решения задач

Сервисом Wrike пользуются более 17 тысяч организаций по всему миру. В этом списке вы найдёте такие имена как Google, Greenpeace и Лаборатория Касперского. Вот некоторые из его возможностей:

• Можно работать из браузера, существуют также десктопное и мобильное приложения.
• Легко адаптируется к индивидуальным потребностям команды.
• Интеграция с Google Диск, Dropbox, Box, Zapier и расширение для Chrome.
• Контроль версий файлов. При редактировании в MS Word или Excel документ не нужно сохранять на компьютер и загружать по новой — обновленная версия сразу появится в задаче Wrike.
• Хороши использовать для сложных проектов — создавая иерархию со множеством уровней.

Базовый функционал Wrike сильно ограничен. В одном пространстве могут работать не более 5 человек. Доступны проекты, задачи папки и комментарии, а также — гостевые пользователи, мобильные приложения и 2 ГБ хранилища в облаке.

Основных функций две: управление проектами и совместная работа. Проектные позволяют команде визуализировать созданное (например, в форме диаграммы Ганта или канбан-доски), отслеживать потраченное время, устанавливать зависимости задач в проектах, назначать исполнителей и распределять рабочие ресурсы.

Заключение: любой сервис нужно проверять в деле

Каждый из рассмотренных сервисов предлагает пользователям платные тарифы с расширенными возможностями. Выберите сервис, наиболее подходящий для решения ваших задач. Затем опробуйте его в деле в течение нескольких недель.

Очень важно на практике разобраться и освоиться с функционалом всех инструментов. Помните, даже самый изощрённый инструментарий будет бесполезен, если вы не знаете, как его использовать.