Как организовать удаленный бухучет

Бухучет прочно ассоциируется с бумажной волокитой и стопками документов. К счастью, мир не стоит на месте — современные технологии позволяют бухгалтерам и их клиентам работать удаленно.

Меньше бумаги

Я бухгалтер с 22-летним опытом работы и 12 из них владею фирмой по оказанию бухгалтерских услуг. Нередко клиенты приходили к нам в офис с пачками документов. Мы делали им платежки, они относили их в банк и, если в них обнаруживались ошибки, снова возвращались к нам в офис (четвертый этаж без лифта), ждали, пока мы все переделаем, и снова ехали в банк.

Вдобавок ко всему в России ввели персонифицированную отчетность в Пенсионный фонд. Распечатаешь пачки документов, ждешь, пока клиент придет, подпишет кучу бумаг, проставит везде печати. Затем идешь сдавать отчет. Бывает, что с первого раза его не примут. Опять все перепечатываешь, вызываешь клиента и снова отправляешься сдавать отчет. И так бывало по несколько раз. Времени тратилось много: и своего, и клиента. Расход бумаги зашкаливал.

Постепенно современные технологии стали упрощать работу бухгалтера. Появился интернет-банкинг. Отпала необходимость сначала идти в банк, чтобы узнать о поступлениях на счет, а после этого, согласно им, оформлять платежки и снова возвращаться в банк. Теперь все это можно сделать не просто из офиса, но из любой точки мира, куда проведен Интернет.

Клиенту не надо мчаться к нам в офис за срочным договором. Документ мы отправим ему на электронную почту. А электронная отчетность — вообще великое изобретение. Клиент получает электронную подпись, и мы сами, независимо от него, отправляем отчеты в удобное нам время. Так же оперативно получаем сообщения из контролирующих органов и отправляем им ответы. Не надо бежать на почту, чтобы сначала получить письмо, а затем отправить ответ.

Но, с другой стороны, за последнее время количество отчетности в различные органы возросло в разы, и глубина проверок постоянно увеличивается.

Меньше личного контакта

Необходимости в живом общении с клиентами стало меньше. Наиболее продвинутые отправляют всю необходимую бухгалтеру информацию по электронной почте или в мессенджеры. Туда же и получают от нас ответы. Если возникают вопросы, требующие проработки, — звонят или договариваются о встрече, где все обсуждается лично.

Один клиент, когда я еженедельно заходила к нему и занимала его единственный компьютер, постоянно говорил: «А где же у нас современные технологии?» Потом, когда я начала подключаться к его компьютеру из своего офиса, он сетовал: «Вы к нам вообще не заходите». Так что здесь нужна золотая середина.

Есть у меня одна клиентка, которая живет за городом, работает на дому и в городе бывает редко. С ней у нас выработался такой алгоритм работы: первичные документы она формирует сама (счета, накладные, платежные поручения). По окончании отчетного периода документы отправляет мне в электронном виде для загрузки в «1С». Я все проверяю, если есть вопросы, пишу на почту или звоню. Отчетность в установленные сроки отправляю по телекоммуникационным каналам связи.

У нас обнаружилось общее хобби — театр. Там и встречаемся, но не для разговоров о работе, а для приобщения к искусству. Это один из вариантов работы бухгалтера на удаленке.

Возможность работать в любой точке мира

Последний год я стала активно работать с клиентами из Интернета. Как показывает мой опыт, многие предприниматели, размещая вакансии на должность удаленного бухгалтера, имеют в виду, что им нужен специалист, который не будет постоянно находиться в офисе, но будет периодически туда приходить, то есть жить в их городе или ближайших населенных пунктах. 

Если у вас небольшая фирма или ИП, то в большинстве случаев вам не важно, где территориально находится ваш бухгалтер. Главное, чтобы он был профессионалом и мог оперативно отвечать на ваши вопросы и запросы контролирующих органов. 

Сейчас зима, и некоторые фрилансеры, в том числе и бухгалтеры, проводят ее в теплых странах, работая удаленно. Лично я люблю работать в офисе. Приходить рано утром, пока молчит телефон, разбираться с текущими вопросами. А в отпуске люблю отдыхать и не загружаться работой.

Когда уезжаю, с моими клиентами работает коллега.

Но недавно, поедая свежайшие морепродукты, выловленные с утра рыбаками из соседней деревни, сидя в ресторане на берегу Индийского океана, получила сообщение от клиента. Вопрос был срочный. Я уже приметила ребят с ноутбуком за соседним столиком, чтобы подключиться к «1С» и уточнить информацию. И тут — о чудо! — картинка из базы клиента всплыла у меня перед глазами, и компьютер не потребовался. Спасибо современным технологиям!