Главные факапы: на чем можно прогореть при организации бизнес-мероприятий

В 2016 году Денис Семеняко и Антон Короткий, на тот момент владельцы агентства по привлечению клиентов, решили организовать свою первую бизнес-конференцию. Три года спустя к их команде добавился Михаил Мысник, организатор проекта «Мой прорыв». Сейчас на их счету четыре бизнес-конференции в Минске, которые посетили 5600 участников. Денис, Антон и Михаил рассказали нам о том, какие сложности могут возникнуть в процессе подготовки бизнес-мероприятия.

В любом крупном мероприятии хватает того, что может «пойти не так». Мы описали те пункты, на которые сами сейчас обращаем особое внимание.

Неверно выбранная ЦА. На первом крупном мероприятии, например, мы привлекали только состоявшихся бизнесменов. А в итоге выяснилось, что примерно 20% аудитории — начинающие предприниматели и те, кто только задумывается о создании своего дела.

Неправильный упор в продвижении. Проще всего привлекать интерес аудитории не к мероприятию, а к конкретным спикерам, особенно к известным. Но спикеры тоже люди, с ними может случиться что угодно: заболел, отменили рейс и т.д. А если гости шли на определенных выступающих, то получим негатив. Не спасут ни предупреждение заранее, ни замена одного хорошего спикера на другого. Выход — привлекать внимание к самой конференции и к активностям, которые предлагают организаторы.

Выбор даты. Если не проанализировать аналогичные активности на рынке бизнес-мероприятий, то можно запланировать конференцию в одно время с более масштабным и значимым событием. И все ваши потенциальные гости пойдут туда.

Выбор локации. Когда в одном месте собираются несколько тысяч человек, нужно заранее продумать вопросы:

— Каким путем человек будет добираться — на автомобиле или на общественном транспорте? Схему проезда хорошо добавить на сайт.

— Если на общественном, есть ли неподалеку станция метро или остановка транспорта?

— Если на автомобиле, достаточно ли мест для парковки? Обозначено ли, что это места для участников мероприятия? Хорошо ли места обозначены? Платная или бесплатная парковка?

Слабый маркетинг. Еще до старта продаж рекомендовали бы разработать PR-сопровождение, которое поможет увеличить охват и привлечь участников к последующим проектам. Это не только лендинг мероприятия и таргетированная реклама, но и привлечение лидеров мнений, блогеров, работа через личные бренды организаторов.

Отсутствие интереса к мероприятию со стороны целевой аудитории заранее обрекает его на провал. Какой бы сильной ни была идея ивента, без маркетинговой поддержки не обойтись. Выход — или прокачивать свой отдел маркетинга, или обращаться к грамотным специалистам.

Людям интересны личности организаторов, поэтому рекомендуем добавить к вашим каналам продвижение через личный бренд. Да, придется изучить эту тему, продумать свою полезность для окружающих, регулярно вести соцсети. Не забывать про контент — красочные фото, интересные описания. Но это поможет аудитории быть к вам лояльнее, видеть в вас живого человека. Мы активно развиваем Instagram всех организаторов.

Раздутый бюджет. Обращение к сторонним подрядчикам имеет и минусы. В смету расходов (на освещение, звук, ведущего) могут включить совсем не то, что на самом деле нужно. Чтобы не рисковать, стоит привлечь профессионального технического директора или скрупулезно изучить все аспекты самим.

Саботаж отдела продаж. Если вы верно инвестировали деньги в рекламу, начнут поступать заявки на участие. На этом этапе в работу вступает отдел продаж. Здесь важно четко и грамотно консультировать клиента и продавать. В идеале руководитель отдела каждый день в режиме реального времени должен слушать звонки и давать обратную связь. А также следить за всеми показателями отдела, обучать и мотивировать сотрудников на лучшие результаты.

Неверное ценообразование. Назначая цены, смотрим на стоимость проходящих мероприятий у других организаторов — как в нашей стране, так и у соседей. Если выставить слишком большую цену, то можем потерять аудиторию — им дешевле будет съездить в Москву или вообще отказаться от покупки. Мы формируем разные пакеты участия, начинали с трех («эконом», «стандарт», VIP), недавно добавили «премиум». Разница в пакетах — места в зале, закрытая зона нетворкинга, наличие обеда, возможность пообщаться со спикерами после окончания, во время ужина.

Долгая регистрация. Бесконечная регистрация и толчея могут испортить впечатление с самого начала. Даже зная точное количество участников, трудно распределить поток людей так, чтобы не было очередей. Выход: формировать несколько зон регистрации и максимально автоматизировать процесс. А для тех, у кого билеты VIP, стоит предусмотреть отдельные стойки.

Непонятно, кому звонить в случае проблем. На сайте мероприятия рекомендуем предусмотреть номер «горячей линии», куда может позвонить участник по любым вопросам мероприятия. В нашем случае, кроме такого номера, у многих участников были личные номера организаторов, они могли нам звонить и писать в различные мессенджеры.

Задержка начала. Несколько мероприятий назад мы приняли сознательное решение задержать начало на 30 минут. Ожидали, пока зал заполнится хотя бы на 90%, чтобы не было хождения в процессе выступления. Опоздавших участников было много, они звонили и предупреждали, что задерживаются. Мы хотели, чтобы все остались довольны, но по факту получили замечания относительно задержки начала мероприятия. Из-за задержки сместился и весь график мероприятия, и участники освободились позже, чем планировали. Сделали вывод: прибывшие вовремя участники не должны страдать из-за тех, кто опаздывает. Прибывающих в процессе участников будем проводить в зал максимально незаметно.

Несоблюдение райдеров. Это вообще один из смертных грехов ивентера. Может привести как к недовольству, так и к полному разрыву отношений со спикером. Если есть сомнения, все ли пункты возможно выполнить, лучше обсудить это заранее. Мы пришли к необходимости закреплять за каждым спикером менеджера, который сопровождает его повсюду с момента прилета.

Отказ оборудования. На масштабных бизнес-мероприятиях задействовано много разной техники — от мелкой до дорогой профессиональной. Даже незначительная неполадка способна испортить слушателям впечатление от выступления. Следует проверять работу оборудования до начала конференции и обязательно устраивать генеральный прогон основных моментов мероприятия. В идеале — иметь несколько дополнительных устройств, которые спасут вас в случае форс-мажора.

Мало еды и кофе. На мероприятии, которое длится целый день, участникам захочется перекусить и выпить чашку кофе. Пустые столы и голодные гости — это печально. Не сразу, но вывели рабочую формулу: «Заказывать еды в два раза больше, чем посетители могут съесть».

У нас был опыт, когда бонус в виде обеда и ужина включали в себя только пакеты участников «премиум» и VIP. Участникам других пакетов о питании необходимо было позаботиться самостоятельно. Мы дали все ориентиры, где поблизости можно пообедать или перекусить, но некоторые проигнорировали наши рекомендации и пытались попасть в ресторан, который был закрыт на спецобслуживание.

Решили в будущем подходить более ответственно к вопросу организации питания именно в здании мероприятия, например пригласить компании, продающие чай-кофе и еду. Если позволяет место — разместить их на территории конференции (в холле) или на улице (в теплое время года).

В зале душно или холодно. Чтобы участники не испытывали дискомфорта, советуем убедиться, что условия в зале будут комфортными. Сидеть в куртках никто не захочет, отсутствие вентиляции и духота тоже не располагают к внимательному слушанию спикера.

Непроверенные партнеры. По тому, как сработают партнеры, будут судить об уровне всего мероприятия. В «косяках» винить будут вас, а не подрядчика. По возможности советовали бы выбирать тех, у кого уже есть положительный опыт работы с крупным ивентом.

Поиск спонсоров в последний момент. Мы знали, что бизнес-мероприятия численностью более 500 человек интересны для спонсоров, поэтому занялись поиском дополнительного финансирования. Для нас это был бы выгодный шаг с точки зрения экономии средств, для них — возможность дополнительной рекламы.

Столкнулись с неожиданностью. В крупных компаниях, которые могли бы стать спонсорами мероприятия, маркетинговый бюджет планируется на несколько кварталов вперед. А поиск спонсора мы начали за два месяца до события. Таким образом, не успели согласовать с ними возможность партнерства и упустили выгодные для обеих сторон возможности. Вывод: к поиску спонсоров и коммерческих партнеров стоит подходить заранее и вести переговоры с ними на стадии планирования бизнес-мероприятий.

Нехватка санузлов. Перерывы нужны для нетворкинга, а не для стояния в очередях. Стоит открыть все уборные и сделать удобную навигацию, которая поможет быстро найти ближайшие из них. Еще лучше — привлечь волонтеров, чтобы они направляли людей туда, где меньше очередей.

Неорганизованный нетворкинг. Не все участники мероприятия общительные люди. Некоторые смущаются и не знают, о чем заговорить с незнакомыми людьми. Как можно «разбить лед»:

— В начале мероприятия провести «быстрое знакомство»: предложить участникам за 5 минут пообщаться с соседями справа, слева, сверху и снизу. Если есть желание — обменяться визитками.

— На столики, где гости будут есть в перерыве, поставить таблички с вопросами: «Как вы относитесь к индексу Доу-Джонса?», «Кто, на ваш взгляд, сегодня лучший спикер и почему?», «Что полезное вы уже услышали и собираетесь внедрить в своем бизнесе?».

— Похожие надписи можно разместить в зоне ожидания туалетов.

— Устроить «доску поиска бизнес-партнеров». Все желающие могут оставить там свою визитку.

— Предложить гостям установить на телефон программу для общения участников конференции (например, WISP).

Отсутствие обратной связи. Отзывы участников помогут понять, все ли было организовано так, как вы задумывали, что пошло не так. Удобный способ собрать отзывы — отправка участникам анкеты с Google-формой по итогам конференции. Отрицательные конструктивные отзывы — самые полезные. Они выявляют слабые места и дают возможность «прокачать» их на будущее. Многое из того, о чем мы написали, помогло нам улучшить именно отзывы наших гостей.

Статья опубликована в журнале Navika.pro-04.2019.