Как разбогатеть
благодаря вашим знаниям
Регистрация

Девять шагов от идеи к результату

Просмотров: 65741

 

Вы — мастер онлайн-обучения. За вами сильная команда или вы «сами по себе». Есть идеи развития, потребность расширять линейку продуктов и выводить их на рынок. Вы столкнулись с задачей, решение которой уже на входе кажется сложным и многоэтапным. Вам нужен инструмент, способный распутать клубок, чтобы понять, с чего начать, выстроить путь от идеи к результату, от проблемы к решению.

Знакомьтесь: инструмент методологии Lean — А3-анализ.

Немного истории. Метод и шаблон отчета были впервые использованы в компании «Тойота». Ставилась задача уместить всю важную информацию об анализе и решении производственной проблемы на одной стороне листа А3. Это самый большой лист бумаги, который можно было отправить по факсу. Отсюда и требование к формату, а впоследствии и название инструмента.

Принцип оказался настолько логичен, практичен и информативен, что завоевал популярность и вне заводских цехов. По сути, это конспект решения проблемы.

Ответственно заявляю, что инструмент можно и нужно использовать для решения простых и сложных бизнес-задач. Проверено на практике лично. Во времена корпоративной карьеры этот инструмент помогал решать многослойные задачи и «рулить» кросс-функциональными проектами, справляться с задачами развития бизнеса и вывода новых продуктов. 

А новый опыт в онлайне позволил признать его применимость и на этой территории.

Как же использовать этот чудо-инструмент?

Давайте разберем на примере вымышленного кейса «Запуск онлайн-курса "Таргетинг во "ВКонтакте"».

Самое важное правило — последовательное заполнение блоков (всего их девять). В процессе заполнения задача «разбирается» со всех сторон и плоскостей, результат каждого этапа фиксируется.

Подготовительный этап:

  1. Сформулируйте проблему, которую хотите решить, или задачу, с которой нужно справиться. Важно! Проверьте, одинаково ли трактуют формулировку задачи участники рабочей группы.
  2. Сформируйте рабочую группу. Лучше, если в группу будут входить представители всех подразделений, связанных с проблемой.
  3. Обязательно выберите лидера (или станьте им). Именно он будет двигателем и «рулем», не даст съехать или затормозить в разгар работы.

Кейс «Мы — онлайн-школа "Апгрейд"»

Задача нашего А3-анализа — расширение линейки продуктов школы и вывод на рынок курса «Таргетинг во "ВКонтакте"».

Команда проекта — все, кто связан с нашей бизнес-задачей:

— продюсер образовательных программ (отвечает за наполнение курсов и продуктовую линейку);

— интернет-маркетолог, отвечающий за продвижение в Сети;

— лектор — «носитель экспертизы»;

— администратор образовательных программ (отвечает за работу с действующими студентами);

— специалист технической поддержки (отвечает за механику курса, вебинарные комнаты и т.д.);

— «продавец».

Лидер рабочей группы — маркетолог.

Важно! Состав команды индивидуален, обычно рабочую группу формирует инициатор. Если по ходу анализа вы поняли, что не пригласили к обсуждению кого-то «нужного», смело зовите нового участника. Инструмент хорош еще и тем, что быстро и качественно позволяет «включиться в процесс» на любом этапе.

Бонусное, случайно открытое преимущество этого инструмента — его могут использовать удаленные команды. 

Лидер последовательно высылает блоки для заполнения участникам, которые заполняют шаблон самостоятельно. После, в рамках конф-кола, версии обсуждают и сводят к общей. Принцип мозгового штурма сохранен, а так как у каждого участника уже была возможность подумать над тезисами и обоснованиями, процесс идет бодрее и продуктивнее.

Trello или Todoist вполне подойдут для управления и процессом, и рабочей группой. 

Если вы «одиночник» и сами исполняете все роли, инструмент подойдет и вам. Он хорош для структурирования самостоятельной работы.

На старт, внимание… Поехали! Наш вымышленный кейс — в шаблоне.

Блок 1. Причины к действию (Reason for action)

Цель этапа: понять и зафиксировать причины, которые «подтолкнули» на начало А3-анализа.

Как делаем: мозговой штурм или индивидуальная работа каждого участника с последующим сведением результатов. Отвечаем на вопросы: что не устраивает сейчас, что хотим изменить, что отделяет от «счастья»?

Что отражаем в шаблоне: формулировки причин и тезисы. Фиксируем и вносим в свободной форме.

Блок 2. Текущее состояние (Current state)

Цель этапа: прочувствовать, принять и сформулировать, что имеем «здесь и сейчас». Этот блок — наша точка «А».

Как делаем: оцифровываем все, что можем оцифровать. Если сложно или вы не понимаете как — не беда. Формулируем, как получается на этом этапе. Возвращаться к предыдущим пунктам можно.

Используем метод мозгового штурма для отбора метрик и KPIs. Берем время для сбора аналитики.

Что отражаем в шаблоне: текущее значение метрик и KPIs, если какие-то формулировки текущего состояния сложно дать в цифрах, пишем словами (если мы в точке 0, так и пишем).

Блок 3. Целевое состояние (Target state)

Этот блок — картина «светлого будущего».

Цель этапа: сформировать цели, в идеале — smart.

Как делаем: структура блока та же. Будет проще сравнивать «до» и «после», если цели будут описаны через те же KPIs или формулировки, что и текущее состояние.

Я занудствую и настаиваю на цифровых показателях. Сложно управлять тем, что нельзя оценить, сложно оценить то, что нельзя измерить.

Что отражаем в шаблоне: целевое значение выбранных в предыдущем блоке KPIs и целей.

Блок 4. Анализ пробелов (Gap analysis), или «рыба»

Самый ответственный и ресурсозатратный блок. Именно тут спрятаны детали и раскрываются возможности инструмента.

Не экономьте время и не проскакивайте этот шаг экстерном. Вовлеките в обсуждение всех участников процесса.

Цель этапа: разобрать задачу на молекулы. Найти связки «проблема — причина — решение».

Как делаем: рисуем скелет рыбы (можно на стене). Хвост — внешние факторы, столкнувшие нас с проблемой/задачей, голова — «светлое будущее». От позвоночника рисуем «кости»-категории, с которыми будем работать на пути к цели. Чаще всего их называют так: продукт, люди, процессы, ресурсы (могут быть и другие).

Берем стикеры трех цветов. На красном пишем проблему, с которой столкнулись или столкнемся на пути к цели. На желтом — причину возникновения проблемы. На зеленом — решение (конкретное мероприятие, которое устранит причину и решит проблему).

Проблемы — это хорошо!

Чем больше проблем, тем больше простора для решений, тем детальнее и продуманнее будет путь к цели. Не останавливаем себя, ищем.

Часто бывает, что к одной проблеме находим несколько причин и решений. Пишем все.

Связка стикеров готова? Помещаем на нужную «кость»-категорию (на что направлено действие — на продукт, на процесс, на ресурсы либо на людей).

В результате работы «кости» обрастают «мясом».

Чем сложнее задача, тем «мясистее» «рыба» и детальнее план действий.

Устройте мозговой штурм, разделитесь на команды или, наоборот, объедините результаты индивидуальной работы. Как организовать процесс, решит лидер.

Если задача односложная и прорабатываете вы ее индивидуально, не обязательно портить стену в офисе или дома, можно взять лист бумаги, карандаш и нарисовать «рыбу» самостоятельно. Главное, выдержать структуру «проблема — причина — решение».

Случается, что в ходе работы вы сформулировали проблему, а причины с ходу не ясны. Тут уместно воспользоваться техникой «5 почему». Свою инструкцию к этому инструменту напишу позже, пока предложу просто погуглить, если интересно.

Что отражаем в шаблоне: разноцветную, костлявую и мясистую схему-«рыбу». Хотите — перенесите графикой, а можно сделать фото стены с наклеенной «рыбой». Главное, чтобы все читалось. «Рыба» — это центральный массив информации для дальнейшей работы.

Блок 5. Подход к решениям (Solution approach)

Цель этапа: визуализировать список мероприятий-решений (зеленые стикеры «рыбы»). Расставить приоритеты, понять, что за чем будем внедрять.

Как делаем: все мероприятия, то есть зеленые стикеры нашей «рыбы», переносим в таблицу и ранжируем по стоимости, трудозатратам и эффекту от внедрения (0 — просто/дешево/эффективно, ∆ — средне, X — сложно/дорого/малоэффективно).

Расчеты на этом этапе предварительные и ориентировочные.

Главное, экспертно оценить, какие мероприятия стоит внедрять сейчас, а какие подождут. Не стоит «выкидывать» пункты из списка, но на этом шаге важно понять, с чего начать.

Что отражаем в шаблоне: таблицу со списком мероприятий. Каждое мероприятие с оценкой по трем параметрам (стоимость, трудозатраты и эффект).

Блок 6. Быстрые эксперименты (Rapid experiments)

Цель этапа: проверить гипотезы выбора приоритетных мероприятий для внедрения. В случае успеха отметить маленькую победу на пути к большой цели.

Как делаем: придумываем несколько быстрых экспериментов, которые либо опровергнут, либо подтвердят гипотезы, родившиеся в блоке 4. Быстрое и малозатратное действие.

Для нашего кейса, например, создать и протестировать прототип лендинга, создать опрос «Предпродажа курса», запустить тестовую рекламную кампанию в Facebook для проверки гипотезы о целевой аудитории.

Что отражаем в шаблоне: список быстрых экспериментов (можно в таблице). У каждого быстрого эксперимента должны быть срок (лучше не более 30 дней) и ответственный за исполнение.

Блок 7. План мероприятий (Action plan)

Цель этапа: заполнив этот блок, вы увидите, что сложная и многослойная проблема в результате сессии превратилась в пошаговый план действий, со сроками и ответственными.  

Как делаем: вносим все мероприятия, которые оценивали и ранжировали в блоке 5, в таблицу. Добавляем ответственного и срок выполнения.

Отслеживайте статусы выполнения (это делает лидер). Выполнено в срок и успешно — зеленая заливка. Не выполнено или отложено — красная. Важно! Красный не всегда плохо. Красный — это сигнал лидеру «нырнуть» в мероприятие, взять под контроль, предложить помощь.

В классической версии план составляется на 90 дней. В реальной жизни все зависит от задачи и целей.

Что отражаем в шаблоне: таблицу — список мероприятий, кто ответственный, срок и статус.

Блок 8. Достигнутое состояние (Confirmed state)

По структуре этот блок такой же, как блоки 2 и 3.

Цель этапа: сравнить достигнутое и целевое состояние. Проверить верность маршрута и скорость движения, понять, куда пришли.

Как делаем: достигнутое состояние можно замерять в реперных точках (группа сама для себя их определяет), тогда будут понятны прогресс и необходимость корректировок плана, можно после выполнения плана мероприятий.

Что отражаем в шаблоне: достигнутое значение выбранных в блоке 3 KPIs и целей.

В идеале А3 закрывают тогда, когда блок 8 = блоку 3.

Блок 9. Обратная связь

Все мероприятия выполнены? Цифры подбиты? Лидер команды собирает обратную связь. Достаточно пройти по каждому блоку и вместе ответить на вопросы: что было хорошо, что улучшить?

И так как Lean — это всегда про непрерывные улучшения, результаты блока нужно использовать, чтобы провести следующий А3-анализ лучше.

Обязательно наградите себя и команду за отдачу, вовлеченность и результат.

Пройдя девять блоков последовательно, внимательно и вдумчиво, мы определили точки «Старт» и «Финиш», проложили детальный маршрут между ними, прошли его и взяли Кубок победителя (вывели на рынок новый курс «Таргетинг во "ВКонтакте"»).

Я верю, что этот инструмент способен распутать любую бизнес-задачу, будь то выход на новый рынок, запуск рекламной кампании, вывод нового продукта или строительство завода в степи.

Он структурирует подход к решению, дает пошаговый план действий, метрики для замера результатов и слаженную команду, идущую к цели.

Наглядность метода позволяет отслеживать прогресс в пути и возвращаться к задачам, которые стояли перед бизнесом на том или ином этапе, создавать «копилку решений».

Возможно, первые пару раз будет непросто, и лучше пригласить методолога, но с практикой придет интуитивность в применении инструмента.

А3-анализ формирует мышление, гибкое, системное, нацеленное на результат, и уверенность, что любая задача по силам.